Einsatzplanung

Die Einsatzplanung erfolgt grundsätzlich über sog. point & click, d.h. der Anwender markiert den gewünschten Zeitraum und wählt den oder die betreffenden Mitarbeiter oder Projekte aus. Sofern keine anderen Angaben erfolgen, werden vom System die Standardstunden eingetragen. TC RESY arbeitet mit hochgradig flexiblen Zeitarbeitsmodellen und berücksichtigt Abwesenheiten automatisch.

Die Visualisierung des Planungsprozesses erfolgt in Form von Tabellen, wie sie von Kalkulationsprogrammen her bekannt sind. Zeitbezüge können auf vielfältige Weise dargestellt werden: das System bietet als Planungsoptionen Tage oder Wochen, die sich jeweils über variable Zeiträume, z.B. Woche, Monat, Quartal oder ein Jahr, abbilden lassen. Auf Tagesbasis kann jeder beliebige Wochentag als Ausgangsdatum eingestellt werden.

Der Planungsprozess wird anhand von Verfügbarkeiten und Auslastungsgraden auf effiziente Weise unterstützt. Für die Planung lassen sich auch Qualifikationsprofile aufgrund bisheriger Projekterfahrungen berücksichtigen. Auf diese Weise kann ein Manager besonders qualifizierte Teams zusammenstellen. Konflikte (wie das zeitliche "Überbuchen" eines Mitarbeiters) werden vom System sofort erkannt und gemeldet.

Innerhalb des Moduls werden die Berechtigungsebenen Koordination, Planung und Information unterschieden: Auf Informationsebene können die Plandaten lediglich eingesehen werden. Diese Ebene ist für alle Mitarbeiter vorgesehen. Auf Wunsch kann der aktuelle Planungsprozess den Anwendern der Informationsebene vorenthalten werden. Auf Planungsebene erfolgt die eigentliche Einsatzplanung der Mitarbeiter. Auf Koordinatorebene werden eventl. auftretende Konflikte bereinigt, die sich aus zeitlichen Überlappungen von Jobzuordnungen eines Mitarbeiters ergeben können.

Das System bietet die Möglichkeit sog. "Dummies" anzulegen. Hierbei handelt es sich um "virtuelle Mitarbeiter", die eine frühzeitige Vorausplanung ermöglichen und zu gegebenem Zeitpunkt in konkrete Mitarbeiter umgewandelt werden. Die Aufstellung eines forecast gibt Auskunft über die zu erwartenden Umsätze auf Basis der vorhandenen Stundensätze und berücksichtigt natürlich auch die virtuellen Mitarbeiter.

Weiterhin kann sowohl auf Abteilungs- als auch auf individueller Ebene definiert werden, ob das Planen für Sonn- u. Feiertage zulässig ist (z.B. Einplanen der EDV-Truppe an Wochenenden, "normale" Mitarbeiter nicht).

Sichtweisen

TCRESY bietet eine Kunden- bzw. Projektbezogene Kapazitätsplanung der Mitarbeiter und stellt die Plandaten auf zwei Arten dar:

 Mitarbeiter - Projekt Sicht 
 Projekt - Mitarbeiter Sicht

Diese Unterscheidung erlaubt zum einen eine planerische Vorgehensweise aus Sicht eines Projektleiters, der Mitarbeiter für seine Projekte einplanen möchte. Zum anderen können Plandaten aus Sicht eines Mitarbeiters dargestellt werden.

Die Darstellung erfolgt in beiden Fällen in Form von Datenblättern, wie sie von Kalkulationsprogrammen her bekannt sind. Beiden Sichten gemein ist jedoch der Zeitbezug, der auf vielfältige Weise eingestellt werden kann.

Die zeitliche Einteilung wird vom System auf Basis von Tagen oder Wochen angeboten, die sich jeweils über Zeiträume von einem Monat, einem Quartal oder einem Jahr abbilden lassen. Auf Tagesbasis kann jeder beliebige Tag als Ausgangsdatum eingestellt werden. Die wochenweise Darstellung beginnt immer mit Montag.

Planung

Die Planung erfolgt grundsätzlich über sog. point & click, d.h. der Anwender markiert den gewünschten Zeitraum und wählt den oder die betreffenden Mitarbeiter oder Projekte aus. Wenn nicht andere Angaben gemacht werden, so werden vom System die Standardstunden eingetragen.

Gruppen

Eine sogenannte Gruppen-Einsatzplanung erlaubt auf einfache Weise das Einplanen mehrerer Mitarbeiter in einem Arbeitsschritt. Die Definition von Gruppen obliegt hierbei normalerweise einem Abteilungsleiter, der verschiedene Mitarbeiter aufgrund ihres Qualifikationsprofils oder ihrer Zugehörigkeit zu einem Team in eine Gruppe zusammenfasst.

Verfügbarkeiten

Ein wesentlicher Punkt des Personaleinsatzplanungsmoduls ist die Möglichkeit des Einplanens von Mitarbeitern aufgrund ihrer Verfügbarkeit. Hierbei werden vom System für den gewünschten Zeitraum alle Mitarbeiter anhand ihrer Verfügbarkeit ausgesucht und zur Auswahl bereitgestellt.

Über Verfügbarkeitslisten kann eine Auslastungsangabe in Form von Reststunden für die Mitarbeitern erstellt werden, die dem Verantwortlichen die Kontrolle und den Fortschritt der Planung vermitteln kann. Somit kann rechtzeitig auf noch vorhandene Kapazitäten als auch auf Überkapazitäten reagiert werden. Auch hier können virtuelle Mitarbeiter sowohl mit in die Berechnung einbezogen als auch verworfen werden.

Generell gestattet das System die Überbuchung eines Mitarbeiters, leistet jedoch Hilfestellung bei der Lösung sog. Konflikt-Einsatzplanungen.

Szenarien

Aus Sicht des Abteilungsleiters ist oftmals eine "was ist wenn" Rechnung wünschenswert, die einen forecast für zuk?nftige Perioden anbietet. Hier bedient sich unser System der Daten aus der Personalverwaltung, wo anhand der Standardstunden (z.B. Full Time oder Part Time), der Stundensätze und der eingeplanten Stunden Vorauskalkulationen angeboten werden. Die zeitliche Eingrenzung erfolgt monatsweise und erlaubt zudem die Einbeziehung sogenannter virtueller Mitarbeiter. Solche Personen existieren aus Sicht der Personalverwaltung noch nicht im Personalbestand. Diese virtuellen Mitarbeiter stehen nur dem Personaleinsatzplanungsmodul zur Verfügung und können dabei stellvertretend für künftig vorhandene Mitarbeiter, oder aber als Planungsinstrument eines Abteilungsleiters zur Ermittlung seines zukünftigen Personalbedarfs gesehen werden.

Dasselbe gilt auch für die Projekte. Hier ist es dem Abteilungsleiter möglich, zukünftige Dienstleistungen einzuplanen, die noch nicht auf der Projektliste stehen.

Sobald ein Mitarbeiter in das Unternehmen eintritt oder ein entsprechender Vertrag mit dem Mandanten geschlossen wurde, können die Plandaten von diesen virtuellen Mitarbeitern übernommen werden. Wieder sei hier auf die Berücksichtigung der virtuellen Mitarbeiter im forecast hingewiesen, der eine solche Situation entsprechend in Zahlen verdeutlichen kann!

Einen ganz wesentlichen Vorteil bietet das Personaleinsatzplanungsmodul mit der Unterscheidung von Projekten, die einem Mandanten in Rechnung gestellt werden und solchen, die sich nicht auf den Geschäftsumsatz auswirken. Typischerweise sind dies Tätigkeiten wie z.B. Akquisition oder Schulungen. Diese Unterscheidung hat natürlich auch Auswirkungen auf den forecast.