TCRESY - Die Module

 

Hier die Module im einzelnen:

Personalbeschaffung / Recruiting
Personnel Management & Administration
Aus- und Weiterbildung / Training
Personaleinsatzplanung / Staffing
Project Management
Leistungserfassung / Time Reporting
Rechnungsstellung / Billing

 

Personalbeschaffung / Recruiting

Der Bereich Personalbeschaffung hat in den letzten Jahren einen immer größeren Stellenwert erlangt. Zukunftsweisende Unternehmen betreiben eine aktive Rekrutierung. Bewerbern wird die Möglichkeit geboten, aktuelle Stellenausschreibungen über das firmeneigene Web einsehen zu können. Stellenausschreibungen sind demnach zentraler Bestandteil des Bewerbermanagement. Sie ergeben sich aufgrund gewachsenen Bedarfs oder frei gewordener Stellen. Freie Stellen können umgehend ausgeschrieben werden, wobei sowohl interne als auch externe Bewerbungen möglich sind.

Das Modul wickelt nicht nur die reine Administration der eingehenden Bewerbungen ab, sondern fängt bereits bei der Präsentation freier Stellen an. Sämtliche Schritte, die im Rahmen der Abwicklung von Bewerbungen durchlaufen werden, sind historisch nachvollziehbar und bieten so lückenlosen Einblick.

Wesentliche Vorteile ergeben sich für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen. Zur Reduzierung des sog. "Bewerbertourismus" wird die zeitnahe Erfassung der Bewerbungsunterlagen in den einzelnen Niederlassungen angestrebt. Doppelbewerbungen werden vom System automatisch erkannt und Mehrfacherfassungen entsprechend vermieden. Hierdurch greift das Prinzip "first come first serve", d.h. derjenige Sachbearbeiter, der als Erster die Bewerbung im System erfasst, hat den Bewerber somit zunächst für sich reserviert.

Die Benefits im Überblick:

  • Ableitung des Personalbedarfs aus offenen Stellen die entweder geplant oder frei geworden sind
  • Stellenausschreibungen mit Webanbindung
  • Matching Verfahren über Profilvergleiche
  • "first come first serve"-Prinzip
  • Vermeidung von Mehrfachbewerbungen
Live Demo

zurück

 

Personnel Management & Administration

Das Verwaltungsmodul stellt den Kern der HR-Komponente dar und dient der administrativen Unterstützung der eigentlichen Personalarbeit. In diesem Modul werden die Mitarbeiterdaten vom Eintritt bis zum Austritt gepflegt.

Eine Historienpflege von Gehältern, Klassifikationen, Qualifikationen etc. gehören ebenso dazu wie die Planung und Behandlung zeitbezogener Daten wie z.B. Abwesenheiten, Versetzungen, Beförderungen, Gehaltserhöhungen u.v.m. Alle weiteren Module des Gesamtsystems greifen auf die hier getätigten Eingaben zurück. So sind z.B. die in der Verwaltung hinterlegten Abwesenheiten innerhalb der Einsatzplanung sofort als solche ersichtlich und können dort entsprechend berücksichtigt werden. Die Ersterfassung von Mitarbeiterinformationen erfolgt i.d.R. im Recruiting. Beim Neuzugang eines Mitarbeiters werden diese bereits vorhandenen Daten übernommen und um weitere Informationen ergänzt die im Allgemeinen während des Bewerbungszeitraumes nicht anfallen bzw. bekannt sind.

Mehr Selbstverantwortung durch Employee Self-Services Zeitgemäßes Personalmanagement setzt auf mehr Eigenverantwortung der Mitarbeiter. Internet und Intranets legen dazu die elektronischen Schienen. Mit TC RESY Employee Self-Service (ESS) werden ausgewählte personalwirtschaftliche Aufgaben dezentralisiert und interaktiv von den Mitarbeitern selbst erledigt. Die Aktualisierung von Adressen oder Bankverbindungen, der Informationsabruf von Urlaubsdaten oder der Einblick in Stellenausschreibungen, die Auswahl geeigneter Seminare und die Abwicklung von Seminarbuchungen sind Beispiele für die Verlagerung von Tätigkeiten, die Ihre Personalabteilung von zeit- und kostenintensiven Aufgaben entlasten.

Sicherheit gewährleisten unternehmensspezifisch gestaltbare Datenschutz- und Zugriffskriterien.

Die Vorteile der Dezentralisierung von Funktionen überzeugen: 30 Prozent weniger Kosten für eine ESS-Transaktion im Vergleich zur zentralen Abwicklung ermittelte die Hunter Group 1999 in einer Analyse. Sie errechnete einen Return on Investment für den ESS-Einsatz innerhalb von 18 Monaten.

zurück

 

Aus- und Weiterbildung / Training

Der Erfolg Ihres Unternehmens wird von der Qualität Ihrer Leistungen und der Güte Ihrer Produkte geprägt. Den entscheidenden Beitrag zur Sicherung und Verbesserung des Qualitätsstandards leisten Ihre Mitarbeiter. Daher muss der Aus- und Weiterbildung besondere Bedeutung beigemessen werden.

Seminarbesuche haben großen Einfluss auf das Qualifikationsprofil eines jeden Mitarbeiters. Diese Profile bilden die Grundlage bei der Suche nach qualifizierten Mitarbeitern für bestimmte Tätigkeiten oder Positionen innerhalb des Unternehmens. Sie unterstützen den Suchprozess auf ideale Weise, indem gesuchte bzw. gewünschte Profile denen der Mitarbeiter gegenübergestellt werden und hierdurch optimale Vorschläge vom System generiert werden können.

Über Gewichtungen lassen sich zudem Prioritäten im Rahmen der Profilsuche setzen, die bei der Auswertung der Mitarbeiterprofile zum tragen kommen.

In TC RESY haben Sie die Möglichkeit, bestimmten Qualifikationen auch ein Verfallsdatum bzw. einen Verfallszeitraum zuordnen zu können. Solche Angaben können auch dazu genutzt werden, bestimmte Trainingsmaßnahmen einzuleiten, wo sich aufgrund anstehender "Ablaufzeiten" Bedarf abzeichnet.

Alle Trainingsmaßnahmen stehen zudem im Rahmen der Einsatzplanung zur Verfügung. TC RESY gibt Ihnen Auskunft über Einsatzpläne, die im Konflikt mit geplanten Seminarbesuchen stehen und unterstützt auf diesem Wege die Einsatzplanung in zusätzlichem Maße.

Es lässt sich nicht leugnen: Aus- und Weiterbildung kostet Geld. In TC RESY lassen sich Trainingsmaßnahmen budgetieren. Sie haben jederzeit den Überblick über die Aufwände, die Ihrem Unternehmen im Rahmen der Aus- und Weiterbildung entstehen.

zurück

 

Personaleinsatzplanung  / Staffing

Die Einsatzplanung erfolgt grundsätzlich über sog. point & click, d.h. der Anwender markiert den gewünschten Zeitraum und wählt den oder die betreffenden Mitarbeiter oder Projekte aus. Sofern keine anderen Angaben erfolgen, werden vom System die Standardstunden eingetragen.

Die Visualisierung des Planungsprozesses erfolgt in Form von Tabellen, wie sie von Kalkulationsprogrammen her bekannt sind. Zeitbezüge können auf vielfältige Weise dargestellt werden: das System bietet als Planungsoptionen Tage oder Wochen, die sich jeweils über variable Zeiträume, z.B. Woche, Monat, Quartal oder ein Jahr, abbilden lassen. Auf Tagesbasis kann jeder beliebige Wochentagtag als Ausgangsdatum eingestellt werden.

Der Planungsprozess wird anhand von Verfügbarkeiten und Auslastungsgraden auf effiziente Weise unterstützt. Für die Planung lassen sich auch Qualifikationsprofile aufgrund bisheriger Projekterfahrungen berücksichtigen. Auf diese Weise kann ein Manager besonders qualifizierte Teams zusammenstellen. Konflikte (wie das zeitliche "Überbuchen" eines Mitarbeiters) werden vom System sofort erkannt und gemeldet.

Innerhalb des Moduls werden die Berechtigungsebenen Koordination, Planung und Information unterschieden: Auf Informationsebene können die Plandaten lediglich eingesehen werden. Diese Ebene ist für alle Mitarbeiter vorgesehen. Auf Wunsch kann der aktuelle Planungsprozess den Anwendern der Informationsebene vorenthalten werden. Auf Planungsebene erfolgt die eigentliche Einsatzplanung der Mitarbeiter. Auf Koordinatorebene werden eventl. auftretende Konflikte bereinigt, die sich aus zeitlichen Überlappungen von Jobzuordnungen eines Mitarbeiters ergeben können.

Das System bietet die Möglichkeit sog. "Dummies" anzulegen. Hierbei handelt es sich um "virtuelle" Mitarbeiter, die eine frühzeitige Vorausplanung ermöglichen und zu gegebenem Zeitpunkt in konkrete Mitarbeiter umgewandelt werden. Die Aufstellung eines forecast gibt Auskunft über die zu erwartenden Umsätze auf Basis der vorhandenen Stundensätze und berücksichtigt natürlich auch die virtuellen Mitarbeiter. Weiterhin kann sowohl auf Abteilungs- als auch auf individueller Ebene definiert werden, ob das Planen für Sonn- u. Feiertage zulässig ist (z.B. Einplanen der EDV-Truppe an Wochenenden, "normale" Mitarbeiter nicht).

zurück

 

Project Management

Projektmanagement hat viele Gesichter. Unabhängig davon, welche Aspekte Sie besonders betreffen - wir decken sie alle ab.

Angefangen mit der Planung, die Sie anhand von Schätzwerten und Informationen aus früheren Projekten durchführen, über die Hinterlegung der notwendigen Aktivitäten und Arbeitsschritte, bis hin zum Abschluss eines Projektes haben sie zu jedem Zeitpunkt die volle Kontrolle über alle relevanten Informationen.

Die Hinterlegung unterschiedlicher Stundensätze je Projekt in Verbindung mit der Leistungserfassung bildet die detaillierte Grundlage für die Rechnungsstellung.

TC RESY teilt Projekte grundsätzlich in zwei Kategorien ein: abrechenbare und nicht abrechenbare. Hierdurch lassen sich sowohl die Zeiten für die eigentliche Leistungserbringung als auch die Zeiten für Aus- und Weiterbildung, Urlaub u.a. belegen.

Sie können sich sogar bei dem Eintreten bestimmter Situationen von TC RESY benachrichtigen lassen. Denken Sie zum Beispiel einmal an das Überschreiten vorgegebener Maximalwerte für Zeiten oder Gebühren. Ein weiteres Beispiel wäre der systemgenerierte Hinweis, dass aufgrund zeitlicher Vorgaben oder das Erreichen festgelegter Stunden das Stellen einer Rechnung ansteht. Schön das TC RESY Sie rechtzeitig informiert.

zurück

 

Leistungserfassung / Time Reporting

Die tatsächlich angefallenen Zeiten, Auslagen und Gebühren und die daraus resultierenden projektrelevanten Beträge ergeben sich aus den Angaben der Leistungserfassung. Leistungen für Projekte anderer Organisationseinheiten lassen sich entsprechend ausweisen und werden im Rahmen der internen Leistungsverrechnung ausgeglichen.

Bei Projektabschluss lassen sich optional Folgeprojekte spezifizieren. Im Rahmen der Leistungserfassung werden diese automatisch vom System herangezogen, sofern das entsprechende Projekt bereits geschlossen wurde. Ihre Mitarbeiter sind "draußen beim Kunden"? Macht nichts. Die Web-Komponente der Leistungserfassung sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort der Welt ihre Zeiten abmelden können.

Mit der Remote-Komponente lassen sich Zeiten sogar im Offline-Betrieb erfassen. Der Mitarbeiter kann z.B. per Handy seinen offline erfassten Leistungsnachweis der Zentrale senden. Im Gegenzug erhält er die "neuesten" Informationen über Änderungen der für ihn wichtigen Projekte. Da für jeden Mitarbeiter individuell festgelegt werden kann, wie viele Stunden er innerhalb einer Abrechnungsperiode abzumelden hat, ist jederzeit eine Vollständigkeitskontrolle möglich. Diese Übersicht gibt Auskunft darüber, ob überhaupt Zeiten erfasst wurden, gemeldete Zeiten vollständig vorliegen oder sogar Überstunden geleistet wurden.

zurück

 

Rechnungsstellung / Billing

Sie erhalten einen Überblick aller Aktivitäten, Gebühren und Auslagen, die noch nicht abgerechnet wurden. Rechnungen lassen sich in unterschiedlichen Währungen und mit mehreren Steuersätzen erstellen. Dank der umfangreichen layout-technischen und kalkulatorischen Möglichkeiten der Planungsphase bedarf es letztlich nur eines Klicks - fertig ist die Rechnung. Jede Rechnung liegt zunächst als Entwurf vor. Sobald sie den Zeitpunkt für gekommen halten und der Entwurf Ihren Vorstellungen entspricht, wird über die Bestätigung eine Rechnung generiert, die sich nicht mehr modifizieren lässt.

Es ist selbstverständlich, dass langfristige Projekte über mehrere Rechnungen abgerechnet werden. Sie können sogar die Zeitpunkte oder Voraussetzungen für das Stellen einer Rechnung festlegen. Erstellen Sie eine Vorausrechnung, gefolgt von Rechnungen für einzelne Teilabschnitte des Projektes und stellen Sie die Schlussrechnung nach Abschluss des gesamten Projektes.

Die Nachverfolgung der Rechnungen beinhaltet die Bereiche Zahlungseingang und Mahnwesen. Selbstverständlich lassen sich Rechnungen in Teilbeträgen ausgleichen. Im Rahmen des Mahnwesens lassen sich die Zeiträume für den Übergang einer Rechnung in die einzelnen Mahnstufen individuell einstellen. Darüber hinaus lässt sich der Grad der Automatisierung im Mahnwesen über vielfältige Parameter festlegen.

zurück